TẠO BẢNG CHẤM CÔNG TỰ ĐỘNG THEO NGÀY, THÁNG, NĂM TRONG EXCEL SỬ DỤNG PYTHON P1 (GIỚI THIỆU BẢNG CHẤM CÔNG)

CÁC NỘI DUNG CHÍNH
I. YÊU CẦU ĐẦU VÀO
1. CHUẨN BỊ NỘI DUNG
2. YÊU CẦU KIẾN THỨC
3. ĐỀ BÀI VÀ YÊU CẦU ĐẶT RA
II. CÁC BƯỚC THỰC HIỆN
Giới thiệu bảng chấm công theo ngày, tháng, năm.
III. KẾT LUẬN
1. Trường hợp vận dụng 
2. Ưu điểm
3. Nhược điểm

I. YÊU CẦU ĐẦU VÀO

1. CHUẨN BỊ NỘI DUNG

Để bắt đầu bài học, các bạn cần có ít nhất 01 máy tính để bàn hoặc laptop, trong đó đã cài đặt:

a. Python

b. Visual Studio Code

c. Microsoft Excel từ 2007 trở lên để tối ưu việc lập trình bằng python.

d. Teamviewer hoặc Ultraviewer để được các giảng viên và trợ giảng của trang web Pyan.vn hỗ trợ 24/7 nếu các bạn bị vướng mắc trong quá trình code.

2. YÊU CẦU KIẾN THỨC

Đối với bài học này, các bạn cần nẵm vững các kiến thức sau:

a. Cách sử dụng vòng lặp FOR

b. Cách sử dụng hàm điều kiện IF

c. Cách sử dụng vòng lặp WHILE

d. Nếu chưa nắm vững kiến thức, các bạn có thể trao đổi thêm với các giảng viên và trợ giảng của trang web Pyan.vn để được hỗ trợ.

3. ĐỀ BÀI VÀ YÊU CẦU ĐẶT RA

a. Đề bài:

Tạo một bảng chấm công tự động theo ngày, tháng, năm trong excel sử dụng python.

b. Yêu cầu đặt ra:

Lần lượt xây dựng từng thành phần của bảng chấm công bằng code. Cuối cùng chỉ cần 1 click chuột là ta có 1 bảng chấm công tự động theo ngày, tháng, năm.

Bảng dữ liệu ban đầu:

Bảng dữ liệu thu được sau khi code hoàn chỉnh

II. CÁC BƯỚC THỰC HIỆN

Giới thiệu bảng chấm công theo ngày, tháng, năm

Trong video này, chúng tôi sẽ hướng dẫn các bạn cách để tạo một bảng chấm công tự động theo ngày tháng năm. Đầu tiên chúng tôi sẽ giới thiệu các thành phần của bảng chấm công tự động hoàn chỉnh mà chúng ta hướng tới. Có 2 trường hợp cơ bản của bảng chấm công. Trường hợp thứ nhất là bảng chấm công đối với các công ty nhỏ, số lượng nhân sự trong công ty chỉ khoảng 10 đến 15 người. Trong trường hợp này chúng ta chỉ cần một workbook duy nhất để làm bảng chấm công. Trường hợp thứ hai là bảng chấm công đối với công ty lớn, bao gồm nhiều phòng ban khác nhau và số lượng nhân sự mỗi phòng ban tương đối nhiều. Chúng ta sẽ sử dụng các workbook khác nhau để chấm công cho mỗi phòng ban riêng biệt, sau đó các bạn áp dụng phương pháp ghép nhiều workbook khác nhau vào chung một workbook để tạo nên một workbook total data để tổng hợp, phục vụ cho việc báo cáo và quản lý chung toàn công ty.

Trường hợp thứ 1
Trường hợp thứ 2

Chúng ta sẽ lần lượt đi vào từng trường hợp. Đối với trường hợp thứ nhất, workbook chấm công cho công ty sẽ bao gồm 13 sheet bao gồm 1 sheet Data và 12 sheet tương ứng với 12 tháng trong 1 năm. Trong sheet Data này, phía trên cùng bên trái là tên công ty , trong bài học này chúng tôi sử dụng tên công ty là The Pyan company, phía dưới là tên của phòng ban thực hiện bảng chấm công này, cụ thể là phòng nhân sự. Ở giữa là tên của bảng thông tin nhân viên, phía dưới là năm mà chúng ta chấm công. Tiếp theo, từ trái sang phải là các cột B, C, D, E, F lần lượt tương ứng với các cột số thứ tự, mã số nhân viên, tên nhân viên, vị trí làm việc, phòng ban làm việc. Tùy theo thực tế công việc mà các bạn thay đổi giá trị trong các cột này sao cho phù hợp. Trong bài này, chúng tôi giả định The Pyan company có 10 nhân viên và 3 phòng ban như trong bảng. Tiếp đó, phía bên phải là các cột G, H, I, J, K lần lượt tương ứng với các nội dung là tổng số ngày công, số ngày đi công tác, số ngày nghỉ phép, số ngày nghỉ ốm và các nội dung khác. Các cột này sẽ được chúng ta dùng để tổng hợp nội dung chấm công cho 1 tháng, nhiều tháng hoặc 1 năm của toàn bộ nhân viên trong công ty The Pyan company tùy theo mục đích sử dụng khác nhau, ví dụ như làm báo cáo tổng hợp xem xét khen thưởng nhân viên cuối năm.

Tiếp đó, các bạn chuyển sang các sheet từ M1 đến M12 tương ứng với lần lượt 12 tháng trong 1 năm. Vì nội dung các sheet này cũng tương tự nhau, chỉ khác về số ngày được chấm công của các nhân viên, nên chúng ta sẽ vào xem các thành phần của sheet M1, tương ứng với tháng 1. Trong sheet M1, phía trên cùng bên trái là tên công ty và phòng ban thực hiện bảng chấm công. Ở giữa là tên bảng chấm công. Phía dưới , tại cell R6 là giá trị tháng, cell U6 là giá trị năm. Phía bên phải là các ký hiệu chúng ta quy ước phù hợp với các nội dung khác nhau trong bảng chấm công. Tùy theo công việc của các bạn mà các bạn có thể thay đổi các nội dung quy ước này sao cho phù hợp. Phía dưới, từ trái sang phải từ B đến cột F là các thông tin chúng ta trích xuất trong sheet Data. Bây giờ, nếu chúng ta xóa hết thông tin trong bảng này, sau đó các bạn thực thi code, như các bạn đã thấy, thông tin nhân viên sẽ tự động được cập nhật dựa theo sheet Data. Tiếp theo, từ cột G tới cột A J là  bảng chấm công cho nhân viên. Hàng thứ 8 là hàng chứa các ngày trong tháng. Hàng thứ 9 là hàng chứa các ngày trong tuần. Từ hàng thứ 10 đến hàng thứ 17 là bảng chấm công. Các giá trị trong bảng chấm công này được chúng tôi đưa vào để phục vụ mục đích minh họa cho bảng chấm công. Tùy theo tình hình thực tế của công việc mà các bạn thay đổi dữ liệu trong bảng sao cho hợp lý. Các bạn lưu ý, nếu bây giờ trong cột Data, chúng ta thêm một nhân viên mới, lấy ví dụ là Mr. Funny, chúng ta sẽ giả định các thông tin cho nhân viên này bao gồm số thứ tự là 11, mã nhân viên là T S C 011, chức vụ là nhân viên, phòng ban làm việc là phòng bán hàng. Sau đó, các bạn trở lại với sheet tháng 1, các bạn thực thi code, như các bạn đã thấy, bây giờ trong bảng data của tháng 1, thông tin của nhân viên Mr. Funny đã tự động được cập nhật. Ngoài ra, trong bảng chấm công tại hàng 18 cũng tự động thêm vào các drop down list ký hiệu để chúng ta lựa chọn. Phía ngoài cùng bên phải, lần lượt từ trái sang phải là các cột A K đến A O tương ứng với các tiêu chí chấm công và số ngày được chấm công. Bây giờ nếu chúng ta thay đổi dữ liệu trong bảng chấm công, ví dụ chúng ta xóa đi ngày công cuối cùng trong tháng của nhân viên tại hàng đầu tiên, các bạn thực thi code, kết quả là số ngày công của nhân viên đã giảm đi 1 đơn vị. Đối với các tháng còn lại, khi các bạn thay đổi thông số trong tháng nào thì các bạn sẽ bấm vào nút thực thi code để sheet đó được cập nhật lại thông tin, đồng thời sheet data cũng sẽ thay đổi thông tin theo.

Cuối cùng, chúng ta lại trở lại với sheet Data, phần bên phải là nơi tổng hợp thông tin đã được lấp đầy, cụ thể là các cột trong phần này đang tổng hợp thông tin chấm công cho toàn bộ nhân viên của The Pyan Company trong 12 tháng. Như vậy, chúng ta sẽ có 1 bảng chấm công tự động theo ngày, tháng, năm cho the Pyan company. Đối với trường hợp thứ 2, các sheet chấm công của các phòng ban khác nhau cũng hoàn toàn tương tự nhau, chỉ khác về nội dung trong sheet Data bao gồm ID nhân viên theo phòng ban, tên nhân viên, số lượng nhân viên, vị trí công tác. Để phục vụ mục đích tổng hợp, báo cáo và quản lý số liệu. Chúng ta sẽ sử dụng phương pháp gộp nhiều workbook khác nhau vào chung 1 workbook. Cách thức cụ thể sẽ được chúng tôi hướng dẫn trong các bài học sau.

III. KẾT LUẬN

1. Trường hợp vận dụng

Sử dụng bảng chấm công tự động theo ngày, tháng, năm nhằm mục đích quản lý nhân sự – hành chính.

2. Ưu điểm

Sau khi đã xây dựng công thức xong thì ta chỉ cần thay các giá trị tham số mà ta dùng để so sánh như trong bài học là có thể áp dụng được.

3. Nhược điểm

Số lượng code tương đối nhiều, đối với người mới học có thể phát sinh lỗi trong quá trình code, yêu cầu sự kiên trì, tỉ mỉ.

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *